Hero Image EcoOnline

7 vaihetta turvallisuusjohtamisen ohjelmiston käyttöönottoon

EcoOnline Blogi

Työturvallisuuden kehittäminen on pitkäjänteistä työtä. Työturvallisuuden johtamisen digitalisoinnilla voidaan tukea tätä työtä ja kiihdyttää organisaatio kohti parempaa turvallisuuden hallintaa ja -kulttuuria. Sähköisen HSEQ-ratkaisun käyttöönotto kannattaa kuitenkin tehdä huolella. Aluksi tulee jokaisen olla samalla sivulla ja ymmärtää, miksi työturvallisuutta tehdään organisaatiossa, ja kuinka sitä voidaan viedä eteenpäin turvallisuusjohtamisen järjestelmällä. Toiveiden kaivosta tulee helposti pohjaton, jos ei olla yhdessä määritelty, mitä järjestelmällä halutaan saavuttaa. Liian tarkkaa ominaisuuksien listausta kannattaa välttää alkuvaiheessa, mutta on kuitenkin hyvä pohtia, mitkä ovat kriittisimpiä mukaan haluttavia polkuja ja tärkeimpiä asioita. Kun tavoitteet on määritetty ja nykytila kartoitettu, on palveluntarjoajan kanssa helpompi lähteä liikkeelle perehtymään mahdollisuuksiin ja jopa yksinkertaistaa omia totuttuja toimintamalleja.

1. Johdon sitoutuminen ja osallistuminen

 

Johdon tulee olla turvallisuusjohtamisen ohjelmiston hankinnassa aktiivisesti mukana aina kartoitusvaiheesta lanseeraukseen asti. On syytä muistaa, että niin lakisääteisestä kuin kulttuurisestakin näkökulmasta johdon vastuu ja esimerkki on työturvallisuuden, henkilöstön hyvinvoinnin ja kestävän liiketoiminnan kehittämisessä keskeisessä roolissa. Jos turvallisuusjohtamisen ohjelmisto jää vain työsuojelupäällikön tai työturvallisuusasiantuntijan vastuulle, sen ansaitsema huomio jää auttamatta liian pieneksi ja sitä myötä onnistumisen mahdollisuudet pienevät. Osallistumisella, sitoutumisella ja resurssoinnilla johto osoittaa hankkeen tärkeyttä ja viestii sitä myös muille organisaatiossa.

 

2. Nykyisten prosessien ja käytäntöjen kriittinen tarkastelu

 

Monissa organisaatioissa on syytä säännöllisesti käydä läpi pientä siivousta ja katselmoida, ovatko prosessit ja käytännöt tällä hetkellä tarkoituksen mukaisia ja olisiko niitä syytä uudistaa tai jopa yksinkertaistaa. Usein vähemmän on enemmän; esimerkiksi lomakkeiden pakollisten kenttien vähentämisellä saadaan usein parempi tulos, kun loppukäyttäjien aktiivisuus ja tyytyväisyys palveluun kasvavat. Aikaa ei tunnu kenelläkään olevan liikaa, joten turvallisuusjohtamisen järjestelmän tulee vastata myös tähän. Toki esimerkiksi turvallisuushavaintoja tulee todennäköisesti heti järjestelmän lanseerauksen jälkeen enemmän, mutta se on tutkitusti hyvä asia turvallisuuskulttuurin kannalta - mikä on myös koko järjestelmän tavoite. Käyttöönottovaihe on hyvä kohta tarkastella, miten prosessimme tulevat muuttumaan uuden turvallisuusjohtamisjärjestelmän puitteissa. Tässä vaiheessa voidaan hyödyntää järjestelmän toimittajan osaamista tai hankkia muuta asiantuntija-apua, jotta saadaan ulkopuolista näkökulmaa ja kokemusta mukaan nykykäytäntöjen kriittiseen arviointiin.

 

3. Aseta projektille toteuttajat, jotka “omistavat” prosessin

 

Yksi keskeisimpiä projektin onnistumisen kulmakiviä on se, että siihen on resursoitu riittävästi sekä aikaa että tekijöitä.  Hankinta ja käyttöönotto eivät saisi olla vain yhden tehtävä muiden töiden ohessa. Vastuut ja tehtävät kannattaa jakaa projektissa selkeästi. Projektiryhmään nimetyt henkilöt kokevat projektin mielekkääksi ja ryhmällä on keskinäinen tunne, että he omistavat asian ja vievät sitä eteenpäin organisaatiossa. Projektin jälkeen projektin jäsenistä tulee järjestelmän keskeisimpiä käyttäjiä ja samalla myös turvallisuuskulttuurin edistäjiä. Hyvä vinkki on ottaa mukaan myös muutama vastarannan kiiski, joilla on sisäistä virallista tai epävirallista vaikutusvaltaa. Tämä vähentää ongelmia tulevaisuudessa.

 

4. Varmista projektin aikataulutus ja seuranta

 

Turvallisuusjohtamisen ohjelmiston käyttöönotto on yksi tehokkaimmista tavoista rakentaa parempaa turvallisuuskulttuuria ja vastata lakisääteisiin vaateisiin. Ohjelmiston käyttöönotto ja tulosten näkeminen vaativat aina aikaa, joten projektilla tulee olla realistiset tavoitteet ja aikataulutus. Prosessia nopeuttaa, jos ratkaisuksi valitaan ns. pilvipalvelu ja toimittajalla on tarjota neuvoja sekä ”käsiä” käyttöönottoon. Tarvittavien resurssien käytettävyys tulee varmistaa koko projektin ajalle ja kaikilla tulee olla helppo pääsy tietoihin, projektisuunnitelmaan sekä aikatauluun. Reaaliaikaiset viestikanavat ja kommunikointi edistävät ongelmien ratkaisua sekä edistävät projektin etenemistä. Tarvittaessa voidaan myös workshopata toimittajan asiantuntijoiden kanssa seurannan ja projektin etenemisen osalta sekä parhaiden toimintatapojen varmistamiseksi.

 

5. Luo selkeät kommunikoinnin käytännöt – kouluta ja kannusta

 

Työnantajan tulee ja kannattaa perehdyttää ja kouluttaa työntekijä uuteen työtehtävään sekä uusien työmenetelmien käyttöönottoon, myös ennen turvallisuusjohtamisen ohjelmiston käyttöönottoa. Riittävä koulutus ja opastus motivoi työntekijää käyttämään ohjelmistoa ja sitä kautta myös havainnoimaan vaaroja ja edistämään muutenkin työpaikan turvallisuutta. Lisäksi on tärkeää kommunikoida kaikille työntekijöille, mitä tehdään ja etenkin miksi, näin kynnys kouluttautumiseen ja uuden oppimiseen madaltuu. Hankitun palvelun omien käyttöohjeiden lisäksi on hyödyllistä laatia omia ohjeistuksia, joiden avulla viestitään eri ryhmien roolit, vastuut ja velvollisuudet. Koulutusta kannattaa antaa useassa pienessä osassa ja osa koulutuksista vasta sitten, kun järjestelmä on ollut hetken jo käytössä, silloin oppi on helpompi omaksua. Turvallisuus on positiivinen asia ja sen kommunikointi on ensiarvoisen tärkeää työntekijöiden sitouttamisessa turvallisuustyöhön - kampanjoi turvallisuustyön puolesta, järjestä erilaisia kilpailuja ja palkitse onnistumiset näkyvästi! 

 

6. Pidä turvallisuusjohtamisen käytäntösi ajan tasalla

 

Turvallisuusjohtamisen ohjelmiston käyttöönotto on hyvä alku yrityksen turvallisuuskulttuurin johtamiseen ja kehittämiseen. Mutta se on vain alku. Työturvallisuuden näkyminen arjessa kertoo yrityksen johdon sitoutumisesta turvallisuustyöhön. Lisäksi työturvallisuuden tulee olla osa jokaisen esimiehen päivittäistä työtä, sillä tämän kautta saadaan myös työntekijät sitoutumaan työpaikan turvallisuuskulttuurin kehittämiseen ja käytäntöjen toteuttamiseen. Turvallisuusasioista tiedottaminen sekä riskien arviointi ja puutteiden havainnointi ovat keskeisiä käytäntöjä turvallisuustyössä. Positiivisten asioiden kirjaamiseen ja niistä oppimiseen on myös hyödyllistä kannustaa, esimerkkinä uusi innovatiivinen turvallisuutta parantava työtapa tai ergonominen työväline. Käytäntöjen tehokkuutta tulee myös arvioida ja seurata jatkuvasti. Mikäli niissä havaitaan puutteita tai kehitystarpeita, voidaan niitä parantaa vain, jos niistä on systemaattisesti arvioitua ja kerättyä tietoa saatavilla. Tässä apuna on sähköinen järjestelmä – etenkin, jos sen lomakkeita ja työnkulkuja on mahdollista räätälöidä itse helposti. 

 

7. Luo strukturoitu tapa kerätä palautetta ja arvioi turvallisuusjohtamisen toimivuutta

 

Yrityksen turvallisuusjohtaminen ja turvallisuuskulttuurin kehittäminen on jatkuva prosessi ja itse työ alkaa vasta kun siihen tarkoitettu ohjelmisto on otettu käyttöön suunnitellulla tavalla. Työnantajien tulisi säännöllisin väliajoin - ainakin vuosittain arvioida, mikä toimii ja mikä ei - ollaanko oikealla tiellä tavoitteiden saavuttamiseksi. Säännölliset turvallisuuskeskustelut ja –kyselyt ovat myös hyvä tapa edistää turvallisuuskulttuuria vuoden mittaan ja myös tarkastaa olemassa olevia käytäntöjä. Työnantajat toimivat tässä yhteistyössä ohjelmiston keskeisten käyttäjien, työturvallisuuspäällikön ja turvallisuusasiantuntijan kanssa, kartoittaen esimerkiksi:

  • Olemassa olevat riskinarviointien, turvallisuusilmoitusten ja tarkastusten menetelmät ja -lomakkeet sekä turvallisuussuunnitelmat 
  • Ohjelmiston käytettävyys ja käytön aktiivisuus
  • Työntekijöiden sitoutuneisuus ja panos turvallisuuskulttuurin edistämiseksi
  • Tehdyt ennalta ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet
  • Roolit ja vastuut turvallisuusjohtamisessa ja ohjelmiston käytössä

Kartoituksen jälkeen voidaan luoda yhteenveto turvallisuuskulttuurin edistämiseksi tarvittavista toimenpiteistä. Seurannan ja arvioinnin tulosten jakaminen työpaikalla ja onnistumisten juhlistaminen auttavat parantamaan edelleen kestävää turvallisuuskulttuuria.

 

Lopuksi:

 

Työturvallisuus muuttuu organisaatiossa askel kerrallaan. Turvallisuusjohtamisen ohjelmisto on yksi parhaimpia työkaluja työturvallisuuden edistämiseen ja systematisointiin. Työturvallisuusprosessien digitalisointi ja investointi työturvallisuuteen kannattaa - niin henkilöstön, yrityksen maineen kuin tuottavuudenkin näkökulmista. Tarvitaan myös koko organisaation, etenkin johdon sitoutumista työturvallisuuteen ja esimerkillä johtamista, jotta kulttuuri muuttuu. Ohjelmisto helpottaa arkea ja johtamista, auttaa lain noudattamisessa, osallistaa koko organisaatiota sekä mukautuu eri tilanteisiin ja tarpeisiin monipuolisten työkalujensa avulla. Helppoa, eikö?

unnamed

Me EcoOnlinella autamme organisaatiotasi tekemään työturvallisuudesta helpompaa ja saavuttamaan paremman työturvallisuuden tason. EcoOnline Safety Manager on kokonaisvaltainen ohjelmisto, joka tarjoaa kattavat työkalut työturvallisuuden ja -terveyden hallintaan. Ohjelmisto mukautuu tarpeisiinne ja käyttöönotto on kanssamme mutkatonta. Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä ja pääset tutustumaan Safety Manageriin.

 

New call-to-action

 

 

Julkaistu
10.12.2019