Mitä ominaisuuksia hyvässä työturvallisuuden ohjelmistossa tulisi olla?

Mitä ominaisuuksia hyvässä työturvallisuuden ohjelmistossa tulisi olla?

EcoOnline Blogi

On sanottu, ettei työturvallisuudesta tule koskaan valmista, vaikka nolla tapaturmaa olisi saavutettu.

Hyvä turvallisuus pitää ansaita joka päivä ja jokaisessa eteen tulevassa tehtävässä uudestaan. Tapaturmattomuus pitkänkin ajan voi olla myös sattumaa, hyvää tuuria. Joka päivä tulee vastaan uusia kehityskohtia, joka päivä on uusia tarkastuksia tehtävänä, joka päivä osaamista on kehitettävä ja varmistettava, joka päivä on viestittävä ja luotava tietoisuutta hyvästä turvallisuudesta.

 

Lataa opas 8 askeleesta turvallisuuskulttuurin kehittämiseen

 

Millainen on hyvä työturvallisuuden ohjelmisto?

 

Myös hyvä työturvallisuuden ohjelmisto kehittyy ja jalostuu, se seuraa ajanhermolla uusia mahdollisuuksia olemalla kuitenkin vahva perustyössään, työturvallisuustiedon monipuolisessa tallentamisessa ja käsittelyssä yhden luukun periaatteella. Se systematisoi ennen pirstoutuneen palapelin loogiseksi kokonaisuudeksi, jota voi hallita helposti, ajasta, paikasta ja henkilöstä riippumatta – tavoitteena edelleen tuo nolla tapaturmaa. Ja kun viranomainen, asiakas, ulkomainen omistaja tai muu auditoija tulee ja kysyy, miten organisaatiossa turvallisuudessa toimitaan, osoittaminen on helppoa ja nopeaa muutamalla klikkauksella.

Työturvallisuuden ohjelmisto on samalla kulttuurinen työkalu ja toisaalta valvonnan, hallinnan ja raportoinnin työkalu. Hyvässä työturvallisuuden ohjelmistossa voi säätää eri menettelyjen ja dokumentaation läpinäkyvyyttä organisaation oman tahtotilan ja kulttuurisen turvallisuustason mukaisesti. Korkean turvallisuustason kulttuurissa on tyypillistä laaja läpinäkyvyys, toisilta oppiminen ja hyvien käytäntöjen jakaminen sekä avoin, positiivinen turvallisuusviestintä. Parhaat työturvallisuuden ohjelmistot osallistavatkin koko henkilöstön, eikä vain asiantuntijoita. Tämä on mahdollista muun muassa tuomalla helposti koko henkilöstö sovelluksen käyttäjiksi. Tällöin helppo kirjautuminen – tai sisäänpääsy ilman kirjautumista - ja mahdollisimman automatisoitu käyttäjähallinta ovat tärkeitä ominaisuuksia.

 

Lue myös: 7 vaihetta turvallisuusjohtamisen ohjelmiston käyttöönottoon

 

Ominaisuudet, jotka hyvän työturvallisuuden ohjelmiston tulisi sisältää

 

Hyvässä työturvallisuuden ohjelmistossa on jo valmiiksi asiakkaalle olemassa suositeltavat peruskäyttäjäroolit ja perusprosessit, joita pitää myös pystyä muokkaamaan. Käytettävien eri ominaisuuksien ja työkalujen osalta työvaiheiden ja niiden vastuiden on oltava selkeitä ja säädettävissä. Ohjelmistoon on kyettävä helposti rakentamaan organisaatiomalli, joka ohjaa työnkulkuja, käyttöoikeuksia ja auttaa tilastoinnin kohdistamisessa. Toisaalta hyvä työturvallisuuden ohjelmisto mukautuu organisaation koon mukaan, jolloin se toimii hyvänä ratkaisuna niin pienemmille kuin suuremmille kompleksisille toimijoille.

Työkalut, jotka työturvallisuuden ohjelmiston on ainakin sisällettävä:

  • Turvallisuushavaintojen ja tapaturmien ilmoittaminen ja tutkinta
  • Tarkastukset ja auditoinnit
  • Riskien arvioinnit

 

Kaikkiin edellisiin liittyy olennaisesti Toimenpiteet -työkalu vastuineen ja aikatauluineen, jotta tehdyt havainnot ja puutteet saadaan korjattua. Se tulee olla integroituna edellä mainittuihin menettelyihin yhteyden säilyttämiseksi. Lisäksi usein työturvallisuuden olennaisimpia kehityskohtia ja myös lakisääteinen velvoite on perehdytys ja sen systemaattinen hoitaminen. Tähän on ohjelmistossa hyvä olla myös työkalu, sisältäen myös erilaisten pätevyyksien hallinnan. Usein vakavienkin tapaturmien taustalla on havaittu puutteena juuri perehdytyksen tai osaamisen puute, joten tämä on yksi keskeisimpiä työturvallisuuden työkaluja. Systematiikan ja turvallisuuden muutostenhallinnan näkökulmasta myös turvallisuusdokumenttien hallinta tulee olla osa ohjelmistoa, sillä esimerkiksi ISO 45001 -vaatimukset edellyttävät turvallisuustavoitteiden, vaarojen ja poikkeamien sekä riskikartoitusten, turvallisuussuunnitelmien, katselmusten ja jatkuvan parantamisen dokumentointia.  

Työturvallisuuden ohjelmisto on yleisenkin johtamisen työkalu. Se tarjoaa tiedolla johtamisen periaatetta noudattaen toimivan systemaattisen mallin turvallisuuden kehittämiseen ja hallinnointiin. Sieltä tulee löytyä seurantaa varten mittarit, joita vasten voidaan asettaa tavoitteita. Seuranta ja läpinäkyvyys on oltava mahdollista myös tekemisten osalta siten, että käyttäjäoikeuksien mukaan pääsee käsiksi esimerkiksi auditointeihin, riskinarviointeihin ja toimenpiteisiin.

 

Lue myös: Kuinka työnantaja hyötyy työturvallisuuden parantamisesta

 

Mobiilikäytöllä vapautta ja helppoutta

 

Teknisestä näkökulmasta hyvän työturvallisuuden ohjelmiston on tarjottava mahdollisuus käyttöjärjestelmä- ja laiteriippumattomaan käyttöön ja mobiliteettiin. Nykyään yli 80 % tiedosta kulkee ja tallentuu mobiilisti, joten se on perusoletus. Lisäksi eri prosessien automatisointi nopeuttaa aina käyttöä, kuten kertakirjautumisen käyttömahdollisuus (SSO). Muita teknisiä mahdollisuuksia ovat myös QR-koodin kautta raportointi, kaikkien lomakkeiden muokkausmahdollisuus asiakkaan itse tekemänä ja halutun datan ulosotto toisiin järjestelmiin, esimerkiksi analytiikkaohjelmistoihin.  

Luonnollisesti taustaorganisaation on oltava myös kunnossa. Parhailla työturvallisuusohjelmistoja tarjoavilla yrityksillä on sekä teknistä osaamista että syvällistä, vuosien ymmärrystä ja kokemusta työturvallisuudesta. Pilvipalvelun ollessa paras ratkaisu tänä päivänä on muistettava palvelun luotettavuus, tietoturva ja varmuuskopiot. Niistä palveluntoimittajan tulee luonnollisesti huolehtia ensiluokkaisesti.

 

Oletko valmis ottamaan askeleen kohti turvallisempaa työympäristöä?

 

Jos organisaatiosi pohtii vielä, miksi työturvallisuuden ohjelmisto tulisi hankkia, on hyvä palata seuraaviin peruskysymyksiin:

  • Onko työturvallisuuden tieto, ohjeet ja toimenpiteet tällä hetkellä yhdessä paikassa hallitusti?
  • Onko organisaatiolla sovitut käytännöt toimenpiteille ja viedäänkö ne loppuun?
  • Tuntuuko, että lakisääteiset velvoitteet ovat tietosuoja mukaan lukien kunnossa?
  • Oletteko varmoja, että työsuojelutarkastus menisi hyvin?
  • Onko organisaation työturvallisuusprosessit digitalisoituja, nopeita ja helppoja?
  • Osallistuvatko kaikki organisaatiossa aktiivisesti työturvallisuuden kehittämiseen ohjelmiston avulla?

 

Lataa opas 7 askeleesta kohti turvallista kulttuuria

 

Jos huomasitte, että useampaan kohtaan joutui vastaamaan negatiivisesti, autamme mielellämme ratkaisun löytämisessä. EcoOnline Safety Manager on kokonaisvaltainen ohjelmisto, joka tarjoaa kattavat työkalut työturvallisuuden ja -terveyden hallintaan. Ohjelmisto mukautuu tarpeisiinne ja käyttöönotto on kanssamme mutkatonta.

Haluatko kuulla lisää?

 

Kokeile Safety Manageria 4 kk ilmaiseksi

 

Kirjoittaja

Vesa Lieho, HSEQ Specialist - vesa.lieho@ecoonline.com

 

Julkaistu
07.04.2020